重讀《經理人的一天》,與我在高階主管們身邊的日子(二)

前一篇文章談到的管理工作複雜性是現代經理人的一項課題,因為無法事先訓練,另一個同樣困擾著許多經理人的挑戰,卻是看似再平凡不過的日常工作排程。

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經理人的工作排程

在一些忙碌的日子裡,一個中階業務主管的日常可能要造訪 3 – 5 家稍具規模的客戶,許多客戶喜歡直到最後一刻才敲定時間,另一些客戶則可能臨時行程需要異動但希望改期的約會能「 ASAP(越快越好) 」,滿滿的行事曆當中一個意料之外的變動就可能弄得人仰馬翻,排定一個訓練課程或一個會議所需要的聯絡與協調時間,有時甚至超過會議本身。

這些抱怨看在高階軟體 RD 主管的眼中,只是顯示出業務單位的工作安排欠缺效率, RD 部門引進時下流行的敏捷式開發流程,主張設置同一時間區段的工作項目上限以及週期性的快速交付,聚焦在中短期的可靠交付日,並努力改變業務單位與客人對於工作時程的傳統認知,看起來軟體部門的排程盡在掌握之中…,真的嗎?

某個早晨上班前半小時,主管群湧進辦公室召開緊急會議,幾個重量級客人都在使用的產品出現意料之外的問題,需要立刻調人著手處理,而且無法估計修復時間,各部門主管紛紛指責產品單位的不是,總頭目指示給予該任務最高優先,希望問題解決也「 ASAP 」。

於是 RD 團隊早晨例行的站立會議當中,主管宣布以上需求及目標,原先在排程內的項目通通暫停,改以緊急修復為優先。

幸運地,經過幾天的漏夜搶修之後產品總算回復正常,接下來還有追加的測試及支援項目…;而不幸的是由於插件延誤,原先幾個專案時程不只延誤了交付日期,抽調的人手回到崗位重新接上進度也需要額外的熱機時間,同時因為加班額度已經用光,在下一個週期才能再要求加班, RD 主管的腦海中開始浮現客戶及其他部門指責延誤的場景…。

總經理/ CXO 級的經理人也好過不到哪兒去。

我曾看過一位經理人的中期行事曆幾乎都是空的,但這不表示他沒事做,而是許多應酬和會議都是臨時出現不得不參加的,再猜猜怎麼著?所有的邀約也全都希望這位高管的答覆「 ASAP」!!

因此,這位經理人的行程總是要當週才能夠確定,平常當需求透過話機、手機、郵件、談話一股腦塞進來的時候,一團混亂的景況是可以想像的,所以擁有一個秘書對於許多高階經理人而言與其說是特權還不如說是福利。

管理學教我們,經理人應該把工作事項利用「緊急/不緊急」以及「重要/不重要」區分為下面的四個象限:

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但是實務上我們無法預知重要、緊急的工作事項何時出現,因此絕大多數的狀況會是以當下最緊急的優先處理,再盡可能把重要的事項排入行程,但隨著緊急的項目可能會不斷出現,即使是被認可為重要的項目也未必能夠很快被處理。

這裡還有不可輕忽的一點,在提出需求方的眼中,有什麼事是應該被認可為「緊急但不重要」的呢?你需要一個非常、非常好的說法去延誤這一類的需求(但不總是有效)。

明茲伯格的書中舉了美國總統的小故事,即使是貴為世界強權的領導人也很難自己決定行程或者工作優先順序,顯見許多管理者並無法真正依照事情的理論重要性來安排行程,而是遷就於工作項目的緊急程度與必要性。

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經理人的認知失調與內心小劇場

經理人的 title 真的有一種魔力,我看過一些經理人,在初上任的那段期間彷彿整個人脫胎換骨,雖然實質上沒有多大改變,但是氣場的能量全然不是一個等級的,眼神特別明亮,說話聲音也特別大,夠細心的話這時候你還會瞥見角落 HR 主管讚許的微微一笑。

但是要真正成為合格的經理人,你還得通過新官上任三把火的終極考驗,新官上任三把火常見初期症狀包括:「團隊策略規劃妄想症」、「工作文化塑造妄想症」、「指揮家妄想症」。

許多新手經理人內心的熱情會驅使他們想要做出進步和改變,加上在任何略有歷史的組織內部都不難找到所謂「不合理」、「無效率」的流程或者工作方式,因此經常使經理人上任後的首要工作便是埋首於紙上談兵的跨部門協調會議與未來改革計畫。

罹患團隊策略規劃妄想症的經理人會打著進步的大旗在辦公室走道上猛力揮舞,最後被無情的時間提醒其實無人理睬或到處碰壁,而失去動力和信心。

罹患工作文化塑造妄想症的經理人通常則是認真進修、閱讀許多管理新知的經理人,他們會試著練習時下最流行的領導理論,努力推行學習型文化和熱情奉獻的精神,想要在資源有限的環境中打造不輸給雜誌上常報導的頂尖企業團隊來證明自己價值,卻往往不敵負面能量爆表的團隊成員一句真心話:「要下班進修、要跳脫舒適圈、要打關係、要提升工作效率那是你的事,誰叫你領得比我多」?

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指揮家妄想症的好發族群是對於管理實務經驗有限的經理人,這些經理人對於管理工作的認知與 MBA 學生的想像差不多,以為管理者可以把多數精力集中在高瞻遠矚的策略想像,或者瀟灑自如的分派任務之後事情就會順利地自動完成。

一旦認清了經理人的本位工作其實一點都不高高在上,反而很多時候要充當打雜黑手,甚至得排解與團隊績效不見得有關的種種鳥事,指揮家的內心就會陷入各種矛盾糾結,小則與同事下屬關係不睦,大則萌生去意。

經理人在熬過以上考驗之後,才算是真正進入到專業經理人的領域當中,然而許多人即使擔任多年的主管工作之後,心中仍然對於管理工作的本質有所疑惑與失望,其實這些沮喪心情的源頭都在於人們把經理人工作過度神化,而造成對這項工作理想性的期待過高,卻沒有相對的心理建設與職業素養。

經理人的 Work-life Balance

經理人對許多年輕工作者而言是一種高尚的職業追求,但在風光的表面底下,或許更多的是啞巴吃黃蓮的苦處無人可傾訴:「因為你是主管,所以你應該….」。

於是每每在分享工作經驗的場合,最多人好奇也是最與每個人切身相關的問題就是:「成為經理人之後到底能不能維持工作與生活的平衡」?

這樣的討論在各大商業雜誌不虞匱乏,而且也有許多精采文章,我唯一想補充的就是,那些被大量轉發的關於工作平衡的指引與啟示都是很好的學習,但就我個人經驗來說,我覺得 8 、 9 成的經理人很明顯因為工作壓力限制了留給私人生活的時間,這不是一個需要辯論的主題,它就是一個現實情況。

在這些經理人當中,有些人會過得比較不辛苦是因為他們對於所在的行業或組織具備超越水準的莫名熱愛,這種熱情會驅使他們更多地奉獻而比較不去計較工作時間,但是即使成為經理人,也有許多人不認為應該把全部的身心都賣給公司或行業,還是有許多人努力在維持適度的私人空間,同時兼顧身為經理人應盡的超人職責。

剩下的就與大眾的認識相去不遠了:越是高階的經理人被要求做出各方面的超量貢獻就越多、萬年中基層主管已變質的熱情會轉化為一種自怨自艾的勞苦心態卻無助於改善自身困境等等。

所以一個有趣的現象是,雖然許多人的終極職涯目標就是成為一個專業經理人,但在大公司人資作業當中,已經在 HR 主管接班計劃雷達上的資深候選人重複聲明無意接任管理職的例子也比過去更多。

經理人工作與生活的平衡這樣的挑戰如今已經不是單一經理人的自身課題,也將考驗未來的組織設計與管理實務的應變。

系列文章:

* 重讀《經理人的一天》,與我在高階主管們身邊的日子(一)

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Wendell.Huang

科技公司嫌棄太活潑,消費品牌挑剔太沉悶..., 經常必須解釋自己在學什麼, 不小心就摔破對方眼鏡的跨領域玩家。

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